Корпоративна комунікація

Главная » Робота » Корпоративна комунікація

Давайте поговоримо про корпоративної комунікації, але не з точки зору того, що потрібно доносити, як і до кого, а з точки зору самого процесу комунікації. Адже ми дуже рідко насправді замислюємося про те, яким чином ми повідомляємо інформацію своїм підлеглим та колегам, правда? Найчастіше, коли нам треба щось повідомити чи оголосити, ми просто тягнемося до електронної пошти, навіть не подумавши про те, а чи підходить електронна пошта для того, що ми хочемо сказати. Отака автоматична реакція. Ми взагалі дуже багато використовуємо електронну пошту на шкоду всім іншим видам комунікації, але справа доходить вже до того, що нам і в голову не приходить спершу обдумати все гарненько, а потім вже вирішувати, чим, яким методом комунікації скористатися. А адже корпоративна комунікація — одна з основних завдань будь-якого начальника, незалежно від рівня. І добре, якщо ми поки в змозі донести нашу думку до наших безпосередніх підлеглих, але що буде, коли ми доберемося до верхніх ешелонів і потрібно буде доносити свою думку опосередковано крізь декілька рівнів менеджменту?

Багато керівників, дійшовши до моменту, коли їм доводиться керувати і доносити свої думки через інших людей, скаржаться, що всі їхні починання «грузнуть» і їм буквально не донести свою думку до своїх підлеглих. Щоб цього не відбувалося, нам необхідно забезпечити себе певним інструментарієм, процесом комунікації, причому бажано ще до того, як він нам серйозно знадобився. Інакше, відсутність чіткого та ефективного процесу комунікації буде впливати на зміст нашої комунікації, приводити до спотворень і втрати сенсу для наших колег та підлеглих.

Якщо пошукати інформацію з теорії комунікацій, то з’ясується, що інформації досить багато, предмет розглядається докладно і можна б з цим жити, але тут виникають дві проблеми. По-перше, теорія комунікацій усе-таки найчастіше залишається теорією і застосовувати її на практиці не так вже й просто, швидше хотілося б побачити якийсь прикладне керівництво у застосуванні до корпоративної середовищі, а його-то і немає. І друга, ще більш серйозна проблема: теорія комунікацій розглядає проблему спілкування двох або більше людей в обстановці, яка ніяк не нагадує корпоративну. В теорії комунікацій люди розмовляють, так би мовити, на рівних, і намагаються донести власну думку до уважного співрозмовника. А це зовсім не те, з чим нам доводиться стикатися щодня на роботі.

Тому давайте розглянемо процес комунікацій максимально конкретно в додатку до корпоративної середовищі. Теорія комунікацій виділяє 3 частини у повідомлення: сенс повідомлення, форму повідомлення та одержувача повідомлення. У корпоративному середовищі цього недостатньо. Ми до трьох класичних компонентів додамо ще джерело повідомлення і частоту комунікації для повноти нашої моделі та повноти дискусії.

Зазвичай в теорії комунікації джерело повідомлення не розглядається, тому що передбачається, що ми і є його джерело. Для менеджера ж зазвичай це зовсім не так. Найчастіше, ми не є джерелом повідомлення, а служимо провідником для інших людей. Комунікація в компанії відбувається через рівні управління і наше завдання, якщо ми не на самому верху, звичайно, — передати повідомлення далі. Це міркування накладає серйозні обмеження на те, що може бути зроблено з повідомленням.

Якщо Ви — генеральний директор або власник компанії, Ви будете говорити від себе. Якщо Ви в лавах рядових виконавців — Ви будете зазвичай кінцевим одержувачем. У всіх інших випадках керівник зазвичай не є ні джерелом, ні пунктом призначення. Корпоративна комунікація, таким чином, для більшості з нас — справа зовсім не особиста. Корпоративна комунікація — це справа компанії і наша задача в цьому процесі просто виконати його якнайефективніше.

Відповідно, наша перша задача — посилити повідомлення. Керівник будь-якого рівня просто не може і не повинен суперечити повідомленням, що через нього передається. Якщо менеджер дозволяє собі згадати, що він не згоден з тим повідомленням, яке прийшло зверху і яке він має передати далі — це катастрофа локального масштабу, що призводить до анігіляції сенсу повідомлення. Тому єдине, що може і повинен зробити менеджер — погодитися і посилити повідомлення, що передається через нього.

Передаючи повідомлення, можна нашкодити або навпаки — допомогти доставити його максимально ефективно. Зокрема, керівник може «перевести» повідомлення на мову свого підрозділу і пояснити співробітникам, що воно значить на їх рівні. Так само дуже корисно відразу пояснити, які очікуються зміни для вашого підрозділу і які зміни Ви очікуєте від своєї команди у зв’язку з новими директивами зверху.

Коли ви передаєте повідомлення, слід керуватися принципом, що люди важко сприймають контекст якщо не знають, до чого додається. Ми часто намагаємося спершу дати контекст, а потім вже — власне повідомлення. Це не найефективніший метод. Буде більш ефективно спершу передати найголовніше, а потім додати контекст, який люди зможуть оцінити вже «в контексті» головної ідеї повідомлення. Можна переставити частини повідомлення і змінити акценти, якщо для роботи підрозділу важливі певні частини повідомлення.

Повідомлення може бути передано різними способами. Останнім часом ми дуже часто використовуємо електронну пошту, яка для багатьох керівників стала основним засобом комунікації «за замовчуванням». Насправді, електронна пошта є найгіршим способом передачі важливих повідомлень і її місце в самому кінці списку після особистого спілкування, телефону та голосової пошти.

В принципі, особисте спілкування є найкращим способом передачі інформації та особисті зустрічі і наради повинні бути першим і головним місцем комунікації, поки немає якихось особливих причин вчинити інакше. Багато менеджери чомусь вважають, що якщо щось термінове і важливе потрібно повідомити, то краще відразу ж послати лист співробітникам. Це зовсім не вихід, навіть якщо до наступної наради чекати не можна. Якщо терміново — ну так зберіть співробітників на десятихвилинну зустріч, оголосіть новини, подивіться на те, як вони це приймуть, відповідайте відразу на питання і відпустіть їх. Це буде набагато ефективніше і до того ж у Вас буде реакція людей, яку Ви зможете передати нагору коли Вас запитають, як повідомлення було сприйнято.

Подумайте про те, хто буде одержувачем повідомлення. А ще — про те, кого ці новини зачеплять, кому слід про них знати, кому вони можуть бути важливі. Це не обов’язково тільки Ваші підлеглі, але можуть запросто бути і колеги, і взагалі інший підрозділ. Дайте їм знати, включіть їх у коло одержувачів.

Якщо повідомлення важливе, то має сенс його передати всім відразу, а потім кожному окремо. Коли ми вже знаємо свою команду, ми знаємо, як той чи інший людина сприймає інформацію. Комусь потрібна емоційна залученість, а комусь- таблиці з даними. А хто-то ніколи не відкриває прикріплених файлів в електронній пошті. Повідомлення слід передавати так, щоб воно було зрозуміло одержувачу. У цьому сенсі дуже добре ознайомитися з парою інформаційно-комунікативних типологій, таких як Соціоніка або DiSC.

Ну ось, тепер все? Не-е-ет. Ми прекрасно знаємо, що всі люди в організації дуже зайняті. Ні у кого немає часу на якісь повідомлення від верхнього ешелону менеджменту. І тим не менш, повідомлення донести треба. Доведеться його повторювати і використовувати різні канали, щоб донести до кожного хоча б раз.

Звичайно, якщо повідомлення не важливо, якщо нам нічого не треба робити або міняти, ось тут можна просто написати лист, пояснивши, що у нас все гаразд і ми продовжуємо «як було». Однак, коли йдеться про важливі для підрозділу предметах, особливо про зміни, нам просто необхідно, щоб всі про це знали. Тому ми їх зберемо на короткий збори, оголосимо і відповімо на запитання, потім напишемо на пошту, потім поговоримо особисто з кожним окремо і вивісимо оголошення на дошку оголошень. А якщо і цього мало, то будемо кожну планірку починати з цього повідомлення і його наслідків. Тоді принаймні є шанс, що всі почують хоча б по разу.

Корпоративна комунікація виконана ефективно коли ми обдумали все ці п’ять компонентів і вирішили, яку комбінацію нам потрібно використовувати в даному конкретному випадку. Інакше наша комунікація буде іноді працювати, а іноді — ні, і ми не будемо знати чому. А як ефективні менеджери, ми зобов’язані цікавитися ефективністю наших методів і прагнути до поліпшення у всіх сферах, особливо в таких важливих, як корпоративна комунікація.

Законы жизни

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*